.UrzÄ…d Gminy Bobrowice
Bobrowice 131
  
     szukaj
strona główna | redakcja | rejestr zmian | statystyka | pomoc | administracja  
Biuletyn Informacji Publicznej
   
   
UrzÄ…d Gminy:
Kontrola zarzÄ…dcza
poka¿ wszystkie dokumenty

 Kontrola zarzÄ…dcza UrzÄ…d Gminy Bobrowice


KontrolÄ™ zarzÄ…dczÄ… w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół dziaÅ‚aÅ„ podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadaÅ„ w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczÄ™dny i terminowy. Definicja ta okreÅ›lona zostaÅ‚a w art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
 
UstalajÄ…c procedury w zakresie kontroli zarzÄ…dczej przeprowadzonej w UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice oparto siÄ™ na Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarzÄ…dczej dla sektora finansów publicznych  (Dz. Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r.). Standardy okreÅ›lono w piÄ™ciu grupach odpowiadajÄ…cych poszczególnym elementom kontroli zarzÄ…dczej:
A. środowisko wewnętrzne
B. cele i zarzÄ…dzanie ryzykiem
C. mechanizmy kontroli
D. informacja i komunikacja
E. monitorowanie i ocena

A. Środowisko wewnętrzne

1. Przestrzeganie wartości etycznych.

Zasady etyczne dla pracowników Urzędu Gminy w Bobrowicach, określają przepisy odrębne, w szczególności: ustawa
o pracownikach samorządowych i kodeks postępowania administracyjnego.
Pracowników Urzędu Gminy w Bobrowicach obowiązuje
Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy
Bobrowice
, który zawiera zbiór zasad zachowania i sposobu postępowania urzędników. Każdy pracownik Urzędu Gminy zapoznał się z w/w kodeksem oraz podpisał oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Kodeksu. Zobowiązał się tym samym do jego przestrzegania (Kodeks wraz z podpisami pracowników do wglądu u Sekretarza Gminy).

2. Kompetencje zawodowe.

Pracownicy Urzędu Gminy w Bobrowicach posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie
i efektywnie wypeÅ‚niać zadania powierzone zakresem czynnoÅ›ci i obowiÄ…zków. Zasady zatrudniania okreÅ›lajÄ… przepisy ustawy o pracownikach samorzÄ…dowych. Proces naboru na stanowiska pracy w UrzÄ™dzie Gminy prowadzi siÄ™ w sposób zapewniajÄ…cy wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko zgodnie z zasadami okreÅ›lonymi w „Regulaminie naboru na wolne stanowisko urzÄ™dnicze w UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice” wprowadzonym zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/1/09 z dnia 6 lutego 2009r. (regulamin do wglÄ…du w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy).
Pracownicy poddawani sÄ… kompleksowej ocenie wyników pracy pod kÄ…tem realizacji zadaÅ„, przydatnoÅ›ci zawodowej na dane stanowisko oraz możliwoÅ›ci rozwojowych pracownika. Oceny dokonuje siÄ™ co dwa lata w oparciu o „Regulamin okresowych ocen pracowników” wprowadzony zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/29/08 z dnia 30 grudnia 2008r. (regulamin do wglÄ…du w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy).
Wszyscy pracownicy na bieżąco uzupełniają wiedzę poprzez samokształcenie, śledzą obowiązujące przepisy i inicjują zmiany niezbędne w pracy. W związku z powyższym nadążają za zmianami zachodzącymi w zakresie obsługi interesantów i obowiązkowego ustawodawstwa.
Rozwój kompetencji zawodowych w ramach doksztaÅ‚cenia zawodowego pozaszkolnego odbywaÅ‚ siÄ™ w minionym roku poprzez uczestnictwo w szkoleniach (poÅ›wiadczenia szkoleÅ„ do wglÄ…du na poszczególnych stanowiskach pracy u osób uczestniczÄ…cych w szkoleniach natomiast rejestr znajduje siÄ™ w Sekretariacie). W ramach doksztaÅ‚cania pracownicy UrzÄ™du Gminy w Bobrowicach samoksztaÅ‚cili siÄ™ z pomocÄ… radcy prawnego poprzez wspólnÄ…, analizÄ™ poszczególnych aktów prawnych.  

3. Struktura organizacyjna.

W ramach struktury organizacyjnej został wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/17/09 z dnia
3 lipca 2009 r. „Regulamin Organizacyjny UrzÄ™du Gminy Bobrowice”, który okreÅ›la zakres dziaÅ‚ania i zadania urzÄ™du, organizacjÄ™ urzÄ™du, zasady i tryb funkcjonowania UrzÄ™du, podziaÅ‚ zadaÅ„ i kompetencji pomiÄ™dzy kierownictwem UrzÄ™du, zadania i kompetencje poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy oraz zakres upoważnieÅ„ udzielonych pracownikom do zaÅ‚atwiania spraw.
W skład struktury organizacyjnej urzędu wchodzą następujące samodzielne stanowiska pracy:
Wójt Gminy

Sekretarz Gminy- nadzoruje:
1) samodzielne stanowisko ds. rolnictwa i gospodarowania mieniem komunalnym;

2) samodzielne stanowisko ds. ochrony środowiska i gospodarki wodnej;

3) samodzielne stanowisko ds. budownictwa;

4) samodzielne stanowisko ds. gospodarki przestrzennej;

5) samodzielne stanowisko ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i OSP;

6) samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i rozwoju gminy ;

7) samodzielne stanowisko ds. kancelaryjnych i kadr;

8) samodzielne stanowisko ds. samorzÄ…du i organizacji;

9) samodzielne stanowisko ds. spraw obywatelskich, bezpieczeństwa publicznego i działalności gospodarczej;

10) samodzielne stanowisko ds. obsługa petenta, oświaty i archiwum;

11) samodzielne stanowisko ds. obronnych, obrony cywilnej i zarzÄ…dzania kryzysowego;

12) pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych;

13) informatyk;

14) radca prawny.

 Skarbnik Gminy – nadzoruje:

1) samodzielne stanowisko ds. księgowości budżetowej i gospodarki materiałowej;

2) samodzielne stanowisko ds. księgowości budżetowej i VAT;

3) samodzielne stanowisko ds. wymiaru podatków, księgowości podatkowej i opłat;

4) samodzielne stanowisko ds. publiczno – prawnych rozliczeÅ„ finansowych i kasy;


4. Delegowanie uprawnień.

Poszczególni pracownicy posiadajÄ… imienne zakresy czynnoÅ›ci regulujÄ…ce ich obowiÄ…zki i uprawnienia. Powierzone uprawnienia i obowiÄ…zki dokonywane sÄ… wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzone podpisem pracownika przyjmujÄ…cego te uprawnienia i obowiÄ…zki. Ponadto Wójt Gminy Bobrowice pisemnie udzieliÅ‚ imiennych upoważnieÅ„ pracownikom do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz podpisywania tych decyzji (rejestr upoważnieÅ„ i peÅ‚nomocnictw do wglÄ…du w Sekretariacie). Wszelkie zakresy czynnoÅ›ci, uprawnienia oraz peÅ‚nomocnictwa do wglÄ…du w teczkach osobowych oraz u Sekretarza Gminy. W UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice obowiÄ…zuje również w tym zakresie Regulamin Pracy” wprowadzony zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/9/09 z dnia 24 marca 2009r. ustalajÄ…cy organizacjÄ™ i porzÄ…dek w procesie pracy oraz zwiÄ…zane z tym prawa i obowiÄ…zki, z którymi każdy pracownik ma obowiÄ…zek siÄ™ zapoznać (z poÅ›wiadczeniem do akt osobowych). Regulamin znajduje siÄ™ do wglÄ…du w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy.

B. Cele i zarzÄ…dzanie ryzykiem.

1. Misja

MisjÄ™ UrzÄ™du Gminy w Bobrowicach okreÅ›lono w Strategii Rozwoju Gminy Bobrowice w sposób nastÄ™pujÄ…cy: „MisjÄ… Gminy Bobrowice jest
osiÄ…gniÄ™cie wzrostu gospodarczego oraz zapewnienie spoÅ‚ecznoÅ›ci lokalnej odpowiednio wysokiego poziomu życia i szans na przyszÅ‚ość”.


2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji.

Cele i zadania Urzędu Gminy w Bobrowicach na każdy rok określane są w formie pisemnej. Określenie celów i zadań za rok 2011 występowało w :
- Strategii Rozwoju Gminy Bobrowice,
- Wieloletnim Prognozie Finansowym,
- Budżecie Gminy na rok 2011,
- Rocznym planie pracy poszczególnych komisji Rady Gminy.
Dokumenty wymienionej powyżej oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów i znajdują się do wglądu u Kierownictwa Urzędu.

3. Mierniki.

Sprawozdania z realizacji celów i zadań Urzędu Gminy za rok 2011 znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach, przyjmowanych przez Radę Gminy:
- protokołach Rady Gminy,
- sprawozdaniu z realizacji z planu pracy poszczególnych komisji Rady Gminy,
- sprawozdaniach Wójta Gminy Bobrowice z działalności Urzędu Gminy,
- sprawozdaniu Wójta Gminy Bobrowice z realizacji budżetu. Wszystkie dokumenty do wglądu na stronie BIP Gminy lub na stanowisku ds. samorządu i organizacji pokój nr 11.

4. Identyfikacja i analiza ryzyka oraz reakcja  na ryzyko.

Ocena realizacji powyższych celów i zadaÅ„ nastÄ™puje poprzez kontrolÄ™ wstÄ™pnÄ…, bieżącÄ… oraz nastÄ™pnÄ…. Jako Å›rodki zapobiegawcze stosowane sÄ… kontrole zewnÄ™trzne: RIO, NIK, Lubuski UrzÄ…d Wojewódzki, ZUS, US. Ryzyko niezrealizowania celów lub zrealizowania ich niezgodnie z obowiÄ…zujÄ…cymi przepisami zostanie opisane w dokumentach z przeprowadzonych kontroli. ReakcjÄ… na ryzyko bÄ™dÄ… uwagi wnoszone przez kontrolujÄ…cych w protokoÅ‚ach z kontroli. Szczegółowe cele i zarzÄ…dzanie ryzykiem w tym identyfikacjÄ™ ryzyka, analizÄ™ ryzyka, reakcjÄ™ na ryzyko okreÅ›lone zostanÄ… dodatkowo w „Rejestrze celów, ryzyka i reakcji na ryzyko” stanowiÄ…cym załącznik do zarzÄ…dzenia Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/13/11 z dnia 19 sierpnia 2011r. o kontroli zarzÄ…dczej i dokonane raz w roku.

C. Mechanizmy kontroli

M
echanizmy kontroli to wszystkie dziaÅ‚ania majÄ…ce na celu ograniczenie ryzyk. W ich skÅ‚ad wchodzÄ… przepisy prawa  i wszystkie wewnÄ™trzne uregulowania zawarte w zarzÄ…dzeniach wewnÄ™trznych i uchwaÅ‚ach organu stanowiÄ…cego. W ramach tego systemu w UrzÄ™dzie Gminy dziaÅ‚ajÄ…: procedury wewnÄ™trzne, regulaminy, instrukcje i wytyczne, protokoÅ‚y z kontroli – do wglÄ…du u Sekretarza Gminy, ewidencja kontroli zewnÄ™trznej - w książce kontroli znajdujÄ…cej siÄ™ u Sekretarza Gminy.

1. Dokumentowanie systemu kontroli zarzÄ…dczej.

Dokumentacja dotyczÄ…ca zarzÄ…dzeÅ„ Wójta Gminy (jako organu gminy  i kierownika urzÄ™du) znajduje siÄ™ u Sekretarza Gminy oraz na stronie BIP Gminy Bobrowice (jako organu gminy). Zakresy obowiÄ…zków oraz indywidualne upoważnienia poszczególnych pracowników znajdujÄ… siÄ™ w teczkach osobowych pracowników oraz u Sekretarza Gminy. Dokumentacja z kontroli zewnÄ™trznej znajduje siÄ™ u Sekretarza Gminy, który również prowadzi książkÄ™ kontroli. Dokumentacja kontroli zarzÄ…dczej znajduje siÄ™ u kierownictwa UrzÄ™du.
W ramach dokumentacji kontroli zarzÄ…dczej wszyscy pracownicy zostali zapoznani (za pisemnym potwierdzeniem) z zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/13/11 w sprawie kontroli zarzÄ…dczej.

2. Nadzór systemu kontroli zarządczej.

Nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektownej i skutecznej realizacji prowadzi Kierownictwo Urzędu oraz osoby wyznaczone do kontroli w odrębnym zarządzeniu Wójta Gminy.

3. Ciągłość działalności.

Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych, wykorzystując między innymi wyniki analizy ryzyka. Mechanizm niniejszy służy również utrzymaniu ciągłości działalności poprzez wyznaczenie osób pełniących zastępstwo w trakcie nieobecności merytorycznego pracownika. Podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników.

4. Ochrona zasobów.

Jako dowód ochrony zasobów ludzkich w UrzÄ™dzie Gminy funkcjonuje „Regulamin Pracy w UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice” wprowadzony zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/9/09 z dnia 24 marca 2009r. do stosowania przez wszystkich pracowników. DostÄ™p do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych majÄ… wyłącznie osoby upoważnione. Wprowadzone sÄ… niezbÄ™dne ograniczenia w formie haseÅ‚ do komputerów oraz haseÅ‚ do programów niezbÄ™dnych podczas pracy. Mechanizmy kontroli operacji finansowych ujÄ™te zostaÅ‚y w „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dowodów ksiÄ™gowych” oraz „Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej” wprowadzonej zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr 7/2002 z dnia 31 grudnia 2002r. CzynnoÅ›ci dokonywane podczas weryfikacji operacji gospodarczych ujÄ™te zostaÅ‚y w „Polityce rachunkowoÅ›ci w UrzÄ™dzie Gminy w Bobrowicach” przyjÄ™tej zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/14/08 z dnia 1 sierpnia 2008r. oraz innych wewnÄ™trznych dokumentach usprawniajÄ…cych organizacjÄ™ i funkcjonowanie UrzÄ™du. Wspomniane dokumenty znajdujÄ… siÄ™ do wglÄ…du u Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy (finansowe).

5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
W UrzÄ™dzie Gminy istniejÄ… nastÄ™pujÄ…ce mechanizmy kontroli:
- rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
- wszystkie operacje finansowe zatwierdzane sÄ…  w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy,
- istnieje podział na obowiązki kluczowe,
- pracownicy stosujÄ… siÄ™ do Instrukcji dotyczÄ…cej obiegu, kontroli i archiwowania dowodów ksiÄ™gowych obowiÄ…zujÄ…cej  w UrzÄ™dzie Gminy,
-pracownicy stosują się do zasad ujętych w polityce rachunkowości.

6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Mechanizmy kontroli dotyczÄ…ce systemów informatycznych majÄ… na celu zapewnienie bezpieczeÅ„stwa danych systemów informatycznych, opisane zostaÅ‚y w „Polityce bezpieczeÅ„stwa” i „Instrukcji zarzÄ…dzania systemem informatycznym w UrzÄ™dzie Gminy w  Bobrowicach” przyjÄ™tych zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/4/07 z dnia 1 sierpnia 2007r.


D. Informacja i Komunikacja

1. Bieżąca informacja.

Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy w Bobrowicach mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie wewnątrz jednostki zarówno pionowo jak i poziomo.

2. Komunikacja wewnętrzna.

Aby zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrÄ™bie UrzÄ™du Gminy stosuje siÄ™: narady   z udziaÅ‚em pracowników, narady Wójta Gminy z udziaÅ‚em kierownictwa UrzÄ™du, poczta elektroniczna, wewnÄ™trzna sieć telefoniczna. Na bieżąco przekazuje siÄ™ wszystkie istotne informacje niezbÄ™dne do prawidÅ‚owego funkcjonowania poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy, w szczególnoÅ›ci w zakresie zmian obowiÄ…zujÄ…cych przepisów prawnych. Na bieżąco również pozyskiwane sÄ… rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadaÅ„. W ramach komunikacji  istnieje również wymiana literatury i specjalistycznej prasy.

3. Komunikacja zewnętrzna.

W ramach komunikacji zewnÄ™trznej, której istotÄ… jest przekazywanie informacji wszelkim podmiotom zewnÄ™trznym, a w tym i lokalnej spoÅ‚ecznoÅ›ci w zakresie realizowanych zadaÅ„ oraz osiÄ…gniÄ™tych celów stosuje siÄ™ w UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice: sprawozdanie Wójta Gminy z dziaÅ‚alnoÅ›ci UrzÄ™du przekazywane na sesjach Rady Gminy, współpraca z mediami, strona internetowa gminy, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje spoÅ‚eczne, tablice i gabloty informacyjne we wszystkich soÅ‚ectwach oraz w UrzÄ™dzie Gminy, sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów przez Wójta Gminy, przekazywanie sprawozdaÅ„ do GUS i RIO, publikacja ogÅ‚oszeÅ„ dotyczÄ…cych zamówieÅ„ publicznych na wÅ‚asnej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz Biuletynie ZamówieÅ„ Publicznych.  

E. Monitorowanie i ocena

Kierownictwo UrzÄ™du Gminy dąży do tego, aby oceny systemu kontroli funkcjonujÄ…cego w jednostce dokonywać w sposób ciÄ…gÅ‚y i systematyczny, a pojawiajÄ…ce siÄ™ problemy rozwiÄ…zuje siÄ™  na bieżąco. Osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli zobowiÄ…zane sÄ… do bieżącej oceny systemu kontroli zarzÄ…dczej. Wprowadzane zmiany do systemu kontroli zarzÄ…dczej wdrażane bÄ™dÄ… odrÄ™bnymi zarzÄ…dzeniami Wójta Gminy.
W ramach monitorowania i oceny pracownicy dokonujÄ… również na bieżąco samooceny  swoich dziaÅ‚aÅ„ poprzez odpowiedzi na pytania: ile byÅ‚o skarg i zażaleÅ„ na sposób realizacji przeze mnie obowiÄ…zków, ile wydaÅ‚em decyzji administracyjnych od których zÅ‚ożono odwoÅ‚ania i nie zostaÅ‚y one utrzymane w mocy, ile wniosków i zaleceÅ„ pokontrolnych zostaÅ‚o sformuÅ‚owanych przez kontrole instytucjonalne z powodu niewÅ‚aÅ›ciwego wykonywania przeze mnie obowiÄ…zków sÅ‚użbowych, czy w ramach powierzonych obowiÄ…zków sÅ‚użbowych osiÄ…gnÄ…Å‚em stawiane przede mnÄ… cele, czy udaÅ‚o mi siÄ™ zrealizować zadania w sposób bardziej efektywny od zakÅ‚adanego.
Wnioski ze sposobu realizowania zadań służbowych są wyciągane na bieżąco. Samoocena pracowników zatrudnionych na stanowiskach funkcyjnych sporządzana jest w formie pisemnej w formie ankiety (stanowiącej załącznik do zarządzenia w sprawie kontroli zarządczej).

 

***

OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Wójta Gminy Bobrowice za rok 2011

ZARZĄDZENIE Nr KU/ 13 /11 Wójta Gminy Bobrowice z dnia 19 sierpnia 2011r.w sprawie kontroli zarządczej

***

KODEKS ETYCZNY
PRACOWNIKÓW URZĘDU GMINY BOBROWICE

 
informacje udostępnił:Dawid Gierczyński
data udostępnienia: 2009-07-28 12:45:23
ostatnia modyfikacja: Dawid GierczyÅ„ski 2012-04-30 10:47:33 »
drukuj wyÅ›lij link   uÅ‚atwienia czytania

Dokumenty do pobrania:
 OÅ›wiadczenie o stanie kontroli zarzÄ…dczej2012.pdf
Data wprowadzenia pliku: 13-08-2013 08:37:29
 KODEKS ETYCZNY bobrowice.pdf
Data wprowadzenia pliku: 13-08-2013 08:37:28
 kontrola zarzÄ…dcza UG Bobrowice.pdf
Data wprowadzenia pliku: 13-08-2013 08:37:28
wszystkie dokumenty >>
 
 


. .
BIP - liczba wejść: 67615