Kontrola zarzÄ…dcza UrzÄ…d Gminy Bobrowice
Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Definicja ta określona została w art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
Ustalając procedury w zakresie kontroli zarządczej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bobrowice oparto się na Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r.). Standardy określono w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
A. środowisko wewnętrzne
B. cele i zarzÄ…dzanie ryzykiem
C. mechanizmy kontroli
D. informacja i komunikacja
E. monitorowanie i ocena
A. Środowisko wewnętrzne
1. Przestrzeganie wartości etycznych.
Zasady etyczne dla pracowników Urzędu Gminy w Bobrowicach, określają przepisy odrębne, w szczególności: ustawa
o pracownikach samorządowych i kodeks postępowania administracyjnego.
Pracowników Urzędu Gminy w Bobrowicach obowiązuje Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy
Bobrowice, który zawiera zbiór zasad zachowania i sposobu postępowania urzędników. Każdy pracownik Urzędu Gminy zapoznał się z w/w kodeksem oraz podpisał oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Kodeksu. Zobowiązał się tym samym do jego przestrzegania (Kodeks wraz z podpisami pracowników do wglądu u Sekretarza Gminy).
2. Kompetencje zawodowe.
Pracownicy Urzędu Gminy w Bobrowicach posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie
i efektywnie wypeÅ‚niać zadania powierzone zakresem czynnoÅ›ci i obowiÄ…zków. Zasady zatrudniania okreÅ›lajÄ… przepisy ustawy o pracownikach samorzÄ…dowych. Proces naboru na stanowiska pracy w UrzÄ™dzie Gminy prowadzi siÄ™ w sposób zapewniajÄ…cy wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko zgodnie z zasadami okreÅ›lonymi w „Regulaminie naboru na wolne stanowisko urzÄ™dnicze w UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice” wprowadzonym zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/1/09 z dnia 6 lutego 2009r. (regulamin do wglÄ…du w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy).
Pracownicy poddawani sÄ… kompleksowej ocenie wyników pracy pod kÄ…tem realizacji zadaÅ„, przydatnoÅ›ci zawodowej na dane stanowisko oraz możliwoÅ›ci rozwojowych pracownika. Oceny dokonuje siÄ™ co dwa lata w oparciu o „Regulamin okresowych ocen pracowników” wprowadzony zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/29/08 z dnia 30 grudnia 2008r. (regulamin do wglÄ…du w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy).
Wszyscy pracownicy na bieżąco uzupełniają wiedzę poprzez samokształcenie, śledzą obowiązujące przepisy i inicjują zmiany niezbędne w pracy. W związku z powyższym nadążają za zmianami zachodzącymi w zakresie obsługi interesantów i obowiązkowego ustawodawstwa.
Rozwój kompetencji zawodowych w ramach dokształcenia zawodowego pozaszkolnego odbywał się w minionym roku poprzez uczestnictwo w szkoleniach (poświadczenia szkoleń do wglądu na poszczególnych stanowiskach pracy u osób uczestniczących w szkoleniach natomiast rejestr znajduje się w Sekretariacie). W ramach dokształcania pracownicy Urzędu Gminy w Bobrowicach samokształcili się z pomocą radcy prawnego poprzez wspólną, analizę poszczególnych aktów prawnych.
3. Struktura organizacyjna.
W ramach struktury organizacyjnej został wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/17/09 z dnia
3 lipca 2009 r. „Regulamin Organizacyjny UrzÄ™du Gminy Bobrowice”, który okreÅ›la zakres dziaÅ‚ania i zadania urzÄ™du, organizacjÄ™ urzÄ™du, zasady i tryb funkcjonowania UrzÄ™du, podziaÅ‚ zadaÅ„ i kompetencji pomiÄ™dzy kierownictwem UrzÄ™du, zadania i kompetencje poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy oraz zakres upoważnieÅ„ udzielonych pracownikom do zaÅ‚atwiania spraw.
W skład struktury organizacyjnej urzędu wchodzą następujące samodzielne stanowiska pracy:
Wójt Gminy
Sekretarz Gminy- nadzoruje:
1) samodzielne stanowisko ds. rolnictwa i gospodarowania mieniem komunalnym;
2) samodzielne stanowisko ds. ochrony środowiska i gospodarki wodnej;
3) samodzielne stanowisko ds. budownictwa;
4) samodzielne stanowisko ds. gospodarki przestrzennej;
5) samodzielne stanowisko ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i OSP;
6) samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i rozwoju gminy ;
7) samodzielne stanowisko ds. kancelaryjnych i kadr;
8) samodzielne stanowisko ds. samorzÄ…du i organizacji;
9) samodzielne stanowisko ds. spraw obywatelskich, bezpieczeństwa publicznego i działalności gospodarczej;
10) samodzielne stanowisko ds. obsługa petenta, oświaty i archiwum;
11) samodzielne stanowisko ds. obronnych, obrony cywilnej i zarzÄ…dzania kryzysowego;
12) pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych;
13) informatyk;
14) radca prawny.
Skarbnik Gminy – nadzoruje:
1) samodzielne stanowisko ds. księgowości budżetowej i gospodarki materiałowej;
2) samodzielne stanowisko ds. księgowości budżetowej i VAT;
3) samodzielne stanowisko ds. wymiaru podatków, księgowości podatkowej i opłat;
4) samodzielne stanowisko ds. publiczno – prawnych rozliczeÅ„ finansowych i kasy;
4. Delegowanie uprawnień.
Poszczególni pracownicy posiadajÄ… imienne zakresy czynnoÅ›ci regulujÄ…ce ich obowiÄ…zki i uprawnienia. Powierzone uprawnienia i obowiÄ…zki dokonywane sÄ… wyÅ‚Ä…cznie w formie pisemnej i potwierdzone podpisem pracownika przyjmujÄ…cego te uprawnienia i obowiÄ…zki. Ponadto Wójt Gminy Bobrowice pisemnie udzieliÅ‚ imiennych upoważnieÅ„ pracownikom do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz podpisywania tych decyzji (rejestr upoważnieÅ„ i peÅ‚nomocnictw do wglÄ…du w Sekretariacie). Wszelkie zakresy czynnoÅ›ci, uprawnienia oraz peÅ‚nomocnictwa do wglÄ…du w teczkach osobowych oraz u Sekretarza Gminy. W UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice obowiÄ…zuje również w tym zakresie „Regulamin Pracy” wprowadzony zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/9/09 z dnia 24 marca 2009r. ustalajÄ…cy organizacjÄ™ i porzÄ…dek w procesie pracy oraz zwiÄ…zane z tym prawa i obowiÄ…zki, z którymi każdy pracownik ma obowiÄ…zek siÄ™ zapoznać (z poÅ›wiadczeniem do akt osobowych). Regulamin znajduje siÄ™ do wglÄ…du w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy.
B. Cele i zarzÄ…dzanie ryzykiem.
1. Misja
MisjÄ™ UrzÄ™du Gminy w Bobrowicach okreÅ›lono w Strategii Rozwoju Gminy Bobrowice w sposób nastÄ™pujÄ…cy: „MisjÄ… Gminy Bobrowice jest osiÄ…gniÄ™cie wzrostu gospodarczego oraz zapewnienie spoÅ‚ecznoÅ›ci lokalnej odpowiednio wysokiego poziomu życia i szans na przyszÅ‚ość”.
2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji.
Cele i zadania Urzędu Gminy w Bobrowicach na każdy rok określane są w formie pisemnej. Określenie celów i zadań za rok 2011 występowało w :
- Strategii Rozwoju Gminy Bobrowice,
- Wieloletnim Prognozie Finansowym,
- Budżecie Gminy na rok 2011,
- Rocznym planie pracy poszczególnych komisji Rady Gminy.
Dokumenty wymienionej powyżej oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów i znajdują się do wglądu u Kierownictwa Urzędu.
3. Mierniki.
Sprawozdania z realizacji celów i zadań Urzędu Gminy za rok 2011 znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach, przyjmowanych przez Radę Gminy:
- protokołach Rady Gminy,
- sprawozdaniu z realizacji z planu pracy poszczególnych komisji Rady Gminy,
- sprawozdaniach Wójta Gminy Bobrowice z działalności Urzędu Gminy,
- sprawozdaniu Wójta Gminy Bobrowice z realizacji budżetu. Wszystkie dokumenty do wglądu na stronie BIP Gminy lub na stanowisku ds. samorządu i organizacji pokój nr 11.
4. Identyfikacja i analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko.
Ocena realizacji powyższych celów i zadaÅ„ nastÄ™puje poprzez kontrolÄ™ wstÄ™pnÄ…, bieżącÄ… oraz nastÄ™pnÄ…. Jako Å›rodki zapobiegawcze stosowane sÄ… kontrole zewnÄ™trzne: RIO, NIK, Lubuski UrzÄ…d Wojewódzki, ZUS, US. Ryzyko niezrealizowania celów lub zrealizowania ich niezgodnie z obowiÄ…zujÄ…cymi przepisami zostanie opisane w dokumentach z przeprowadzonych kontroli. ReakcjÄ… na ryzyko bÄ™dÄ… uwagi wnoszone przez kontrolujÄ…cych w protokoÅ‚ach z kontroli. Szczegółowe cele i zarzÄ…dzanie ryzykiem w tym identyfikacjÄ™ ryzyka, analizÄ™ ryzyka, reakcjÄ™ na ryzyko okreÅ›lone zostanÄ… dodatkowo w „Rejestrze celów, ryzyka i reakcji na ryzyko” stanowiÄ…cym zaÅ‚Ä…cznik do zarzÄ…dzenia Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/13/11 z dnia 19 sierpnia 2011r. o kontroli zarzÄ…dczej i dokonane raz w roku.
C. Mechanizmy kontroli
Mechanizmy kontroli to wszystkie dziaÅ‚ania majÄ…ce na celu ograniczenie ryzyk. W ich skÅ‚ad wchodzÄ… przepisy prawa i wszystkie wewnÄ™trzne uregulowania zawarte w zarzÄ…dzeniach wewnÄ™trznych i uchwaÅ‚ach organu stanowiÄ…cego. W ramach tego systemu w UrzÄ™dzie Gminy dziaÅ‚ajÄ…: procedury wewnÄ™trzne, regulaminy, instrukcje i wytyczne, protokoÅ‚y z kontroli – do wglÄ…du u Sekretarza Gminy, ewidencja kontroli zewnÄ™trznej - w książce kontroli znajdujÄ…cej siÄ™ u Sekretarza Gminy.
1. Dokumentowanie systemu kontroli zarzÄ…dczej.
Dokumentacja dotycząca zarządzeń Wójta Gminy (jako organu gminy i kierownika urzędu) znajduje się u Sekretarza Gminy oraz na stronie BIP Gminy Bobrowice (jako organu gminy). Zakresy obowiązków oraz indywidualne upoważnienia poszczególnych pracowników znajdują się w teczkach osobowych pracowników oraz u Sekretarza Gminy. Dokumentacja z kontroli zewnętrznej znajduje się u Sekretarza Gminy, który również prowadzi książkę kontroli. Dokumentacja kontroli zarządczej znajduje się u kierownictwa Urzędu.
W ramach dokumentacji kontroli zarządczej wszyscy pracownicy zostali zapoznani (za pisemnym potwierdzeniem) z zarządzeniem Wójta Gminy Bobrowice nr KU/13/11 w sprawie kontroli zarządczej.
2. Nadzór systemu kontroli zarządczej.
Nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektownej i skutecznej realizacji prowadzi Kierownictwo Urzędu oraz osoby wyznaczone do kontroli w odrębnym zarządzeniu Wójta Gminy.
3. Ciągłość działalności.
Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych, wykorzystując między innymi wyniki analizy ryzyka. Mechanizm niniejszy służy również utrzymaniu ciągłości działalności poprzez wyznaczenie osób pełniących zastępstwo w trakcie nieobecności merytorycznego pracownika. Podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników.
4. Ochrona zasobów.
Jako dowód ochrony zasobów ludzkich w UrzÄ™dzie Gminy funkcjonuje „Regulamin Pracy w UrzÄ™dzie Gminy Bobrowice” wprowadzony zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/9/09 z dnia 24 marca 2009r. do stosowania przez wszystkich pracowników. DostÄ™p do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych majÄ… wyÅ‚Ä…cznie osoby upoważnione. Wprowadzone sÄ… niezbÄ™dne ograniczenia w formie haseÅ‚ do komputerów oraz haseÅ‚ do programów niezbÄ™dnych podczas pracy. Mechanizmy kontroli operacji finansowych ujÄ™te zostaÅ‚y w „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dowodów ksiÄ™gowych” oraz „Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej” wprowadzonej zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr 7/2002 z dnia 31 grudnia 2002r. CzynnoÅ›ci dokonywane podczas weryfikacji operacji gospodarczych ujÄ™te zostaÅ‚y w „Polityce rachunkowoÅ›ci w UrzÄ™dzie Gminy w Bobrowicach” przyjÄ™tej zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/14/08 z dnia 1 sierpnia 2008r. oraz innych wewnÄ™trznych dokumentach usprawniajÄ…cych organizacjÄ™ i funkcjonowanie UrzÄ™du. Wspomniane dokumenty znajdujÄ… siÄ™ do wglÄ…du u Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy (finansowe).
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
W Urzędzie Gminy istnieją następujące mechanizmy kontroli:
- rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
- wszystkie operacje finansowe zatwierdzane sÄ… w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy,
- istnieje podział na obowiązki kluczowe,
- pracownicy stosują się do Instrukcji dotyczącej obiegu, kontroli i archiwowania dowodów księgowych obowiązującej w Urzędzie Gminy,
-pracownicy stosują się do zasad ujętych w polityce rachunkowości.
6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.
Mechanizmy kontroli dotyczÄ…ce systemów informatycznych majÄ… na celu zapewnienie bezpieczeÅ„stwa danych systemów informatycznych, opisane zostaÅ‚y w „Polityce bezpieczeÅ„stwa” i „Instrukcji zarzÄ…dzania systemem informatycznym w UrzÄ™dzie Gminy w Bobrowicach” przyjÄ™tych zarzÄ…dzeniem Wójta Gminy Bobrowice Nr KU/4/07 z dnia 1 sierpnia 2007r.
D. Informacja i Komunikacja
1. Bieżąca informacja.
Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy w Bobrowicach mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie wewnątrz jednostki zarówno pionowo jak i poziomo.
2. Komunikacja wewnętrzna.
Aby zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie Urzędu Gminy stosuje się: narady z udziałem pracowników, narady Wójta Gminy z udziałem kierownictwa Urzędu, poczta elektroniczna, wewnętrzna sieć telefoniczna. Na bieżąco przekazuje się wszystkie istotne informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy, w szczególności w zakresie zmian obowiązujących przepisów prawnych. Na bieżąco również pozyskiwane są rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. W ramach komunikacji istnieje również wymiana literatury i specjalistycznej prasy.
3. Komunikacja zewnętrzna.
W ramach komunikacji zewnętrznej, której istotą jest przekazywanie informacji wszelkim podmiotom zewnętrznym, a w tym i lokalnej społeczności w zakresie realizowanych zadań oraz osiągniętych celów stosuje się w Urzędzie Gminy Bobrowice: sprawozdanie Wójta Gminy z działalności Urzędu przekazywane na sesjach Rady Gminy, współpraca z mediami, strona internetowa gminy, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje społeczne, tablice i gabloty informacyjne we wszystkich sołectwach oraz w Urzędzie Gminy, sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów przez Wójta Gminy, przekazywanie sprawozdań do GUS i RIO, publikacja ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych na własnej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz Biuletynie Zamówień Publicznych.
E. Monitorowanie i ocena
Kierownictwo Urzędu Gminy dąży do tego, aby oceny systemu kontroli funkcjonującego w jednostce dokonywać w sposób ciągły i systematyczny, a pojawiające się problemy rozwiązuje się na bieżąco. Osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli zobowiązane są do bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej. Wprowadzane zmiany do systemu kontroli zarządczej wdrażane będą odrębnymi zarządzeniami Wójta Gminy.
W ramach monitorowania i oceny pracownicy dokonują również na bieżąco samooceny swoich działań poprzez odpowiedzi na pytania: ile było skarg i zażaleń na sposób realizacji przeze mnie obowiązków, ile wydałem decyzji administracyjnych od których złożono odwołania i nie zostały one utrzymane w mocy, ile wniosków i zaleceń pokontrolnych zostało sformułowanych przez kontrole instytucjonalne z powodu niewłaściwego wykonywania przeze mnie obowiązków służbowych, czy w ramach powierzonych obowiązków służbowych osiągnąłem stawiane przede mną cele, czy udało mi się zrealizować zadania w sposób bardziej efektywny od zakładanego.
Wnioski ze sposobu realizowania zadań służbowych są wyciągane na bieżąco. Samoocena pracowników zatrudnionych na stanowiskach funkcyjnych sporządzana jest w formie pisemnej w formie ankiety (stanowiącej załącznik do zarządzenia w sprawie kontroli zarządczej).
***
OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Wójta Gminy Bobrowice za rok 2011
ZARZĄDZENIE Nr KU/ 13 /11 Wójta Gminy Bobrowice z dnia 19 sierpnia 2011r.w sprawie kontroli zarządczej
***
KODEKS ETYCZNY
PRACOWNIKÓW URZĘDU GMINY BOBROWICE |
